La gestione documentale è oggi una necessità non più confinata al settore delle grandi aziende o della Pubblica Amministrazione. Poter archiviare, conservare, rendere accessibile in qualsiasi momento e soprattutto, valorizzare il proprio patrimonio documentale, è spesso l’unico modo per garantire la compliance rispetto a una normativa o ad uno standard, e dovrebbe essere una prerogativa per tutte le realtà che desiderano rimanere competitive in uno scenario economico fortemente aggressivo sotto l’aspetto del know-how aziendale.
Chi si approccia per la prima volta ad una gestione documentale su Small Business ERP® deve tener ben chiaro questi tre concetti principali, la fascicolazione, la classificazione, la tipologia.
- La “Fascicolazione” di un documento rappresenta l’attribuzione dello stesso ad una unità archivistica “il fascicolo” ossia un insieme di documenti raggruppati secondo un nesso di collegamento organico, che rende evidente il legame tra di loro.
- La “Classificazione” invece è un’attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo un grafo allineato al proprio modello di business.
- La “Tipologia” invece caratterizza il documento stesso e non la sua collocazione logica o procedurale, riconosce quindi l’uso e le finalità del documento.